Scribe Email Signaturen

Bei den vielen Anbietern am Markt fällt auf, dass es häufig verschiedenste Vorlagen gibt, wie die E-mail Signatur gestaltet werden kann. Bei Scribe gibt es aktuell nur eine(!) Vorlage.

Diese sieht gut aus und kann vielen Anforderungen genügen. Besonders, da sie auch günstig ist. Werfen wir mal einen Blick auf Scribe Mail und wie die Mailsignatur aussieht.

Neue Signatur erstellen

Hast du dich erstmal für ein Konto angemeldet, wirst du sofort nach dem Login mit dem Erstellen der Signatur konfrontiert. Als erstes wählst du aus, welches E-Mail System du nutzt.

Dann geht es schon los.

Und du kommst auf diese sehr einfache und klar strukturierte Vorlage. Wie du siehst, kannst du dein Profilbild, Name, Position und Firmenname eintragen und ggf. Links zu deinen Social Media Profilen.

Und du kannst ein Firmenlogo, Telefonnummer, Adresse, Webseite, einen Slogan oder Bemerkung und einen CTA (Call to Action) oder ein Banner einfügen. Rechts siehst du die Vorschau.

Du kannst bei den einzelnen Feldern auswählen, was genau angezeigt werden soll. So kannst du z. B. statt der Adresse auch eine E-Mail, einen Telegram Kanal, eine Whatsapp Gruppe u. ä. einfügen.

Du kannst derzeit aber nicht neue Felder hinzufügen, nur die vorhandenen tauschen, farblich anpassen oder ausblenden. Klingt zunächst einmal restriktiv, aber Limitierung macht kreativ. Und die gute Optik bleibt gewahrt.

Passt du z. B. den Call to Action an, kannst du die Schriftart, Farbe, den Text, die URL und andere Einstellungen verändern. Je nachdem, was du eben für den unteren Bereich gewählt hast.

Bist du mit den Eingaben zufrieden (du kannst übrigens auch den großen Textblock ganz unten nach deinem Belieben ändern), kannst du dir mit dem Button unten den Code kopieren und die Signatur in dein E-Mail Programm einfügen.

Hier wirst du auch noch einmal gefragt, wo du sie jetzt einbetten willst und kannst hier den entsprechend formatierten Code kopieren.

Du kannst vorher oben rechts neben deinen Eingaben auch wählen, ob du das klassische Template wählen möchtest…

… oder eine sehr minimalistische Variante. Beides sieht gut aus.

Findest du die Vorgaben zu restriktiv oder möchtest etwas komplett eigenes zaubern, steht dir auch ein html-Editor zur Verfügung, der auch mit Platzhaltern arbeitet.

Aber: die Kollegen können ihre Signatur dann nicht ändern und Tracking funktioniert auch nicht.

Die fertige Signatur sieht in Gmail dann so aus. Ich finde, das ist richtig schnieke.

So darf eine gute Signatur ruhig aussehen.

Aber ich will hier auch gleich einmal zwei Kritikpunkte loswerden:

• wenn ich eine der Angaben anklicke, um z. B. dem Link zu folgen, dann sehe ich – wie im Screenshot – diese sehr unschöne URL, über die das alles geleitet wird. Wirkt wenig vertrauenerweckend. Jemand könnte sich fragen, ob die Signatur verändert oder gehackt wurde. Oder ob über den Link ein Cookie gedroppt wird. In jedem Fall – sieht nicht schön aus.
• die Buttons unten sind keine Buttons. Es sind Textlinks mit Hintergrundfarbe und Rahmen. Ich kann nicht den Button an sich anklicken, sondern muss das Wort darin wirklich klicken, damit der Link auftaucht und genutzt werden kann. Finde ich auch nicht gut von der Nutzererfahrung.

Aber wer mit diesen beiden Mankos leben kann, der hat hier eine echt schöne Signatur. Außerdem entwickelt sich das System ja weiter und es gibt auch die Möglichkeit, eine eigene Domain zu verwenden (kommt weiter unten).

Zunächst schauen wir uns aber mal kurz die Möglichkeit an, Departments zu verwalten.

Abteilungen anlegen

In der Übersicht kannst du sehen, welche Abteilungen schon angelegt sind und neue hinzufügen.

In 3 kurzen Schritten hast du eine neue Abteilung angelegt und kannst sie verwalten.

Im ersten Schritt legst du fest, wie die Abteilung heißen soll und in welchem Land sie ansässig ist und welche Zeitzone sie haben.

Denk einfach mal daran, dass große Firmen weltweit tätig sind und dann auf unterschiedliche Gegebenheiten achten müssen.

Außerdem haben andere Länder oder andere Abteilungen vielleicht andere Farben, Logos oder Hinweise. Der Außendienst hat normalerweise viel Kundenkontakt und braucht deshalb andere Signaturinhalte als der Vertriebsinnendienst oder die IT-Abteilung.

Glücklicherweise kannst du dem im zweiten Schritt gerecht werden und vorgeben, wie die Signatur aussehen soll. Der Anwender kann später nur noch sein Bild, seinen Namen und seine Position ändern, andere Inhalte bleiben zentral vorgegeben.

Im dritten und finalen Schritt kann man Kollegen (Co-workers) einladen. In einem separaten Menüpunkt kannst du auch jederzeit sehen, wer alles angelegt ist und die Einladung zu Scribe Mail schon angenommen hat.

Einstellungen in Scribe Mail und Trackingoptionen

Bei den Einstellungen kannst du dein Konto und Integrationen verwalten, eine eigene Domain angeben und auch den Trackingpixel aktivieren (Standard) oder ausschalten.

Die Firma sitzt zwar in Berlin und sagt auch von sich, dass sie DSGVO-konform sind, aber ob du das Tracking aktiviert lässt oder nicht, entscheidest du bitte selbst.

Wenn du das Tracking deaktivierst, hast du aber keine Analysedaten mehr:

Scribe Mail Analytics

Und hier kannst du für praktisch jedes klickbare Element deiner E-Mail Signatur sehen, wie häufig es gesehen wurde und wie häufig das Element geklickt wurde. Sehr cool.

Fazit

Als Fazit kann ich sagen, dass Scribe, obwohl optisch limitiert durch nur eine Vorlage, viele interessante Funktionen bietet. Die schlichte Einfachheit der Bedienung ist ein Pluspunkt. Außerdem die Verwaltung der Abteilungen und die Analysefunktionen.

Unschön ist manchmal die Bedienung und eben die besagte Limitierung in den Einstellungen. Wer aber darüber hinwegsehen kann, wird in windeseile eine schöne und professionelle Signatur erstellt haben, die eben auch mit sinnvollen Funktionen glänzt. Empfehlenswert.